Nơi làm việc đã đi một chặng đường dài trong ba mươi năm qua. Ba mươi năm trước, những người duy nhất làm việc từ xa là những người không thể đến văn phòng. Ý tưởng về một môi trường làm việc “linh hoạt” là chưa từng có. Tuy nhiên, ngày nay, làm việc từ xa ngày càng trở nên phổ biến vì nhiều lý do. Trong bài đăng trên blog này, chúng ta sẽ khám phá sự phát triển của nơi làm việc và cách máy ghi âm giúp nhiều người hơn có thể tận hưởng lợi ích của lịch làm việc linh hoạt!
Máy ghi âm đã giúp làm việc từ xa dễ dàng hơn
Hãy nghĩ lại ba mươi năm trước về nơi làm việc điển hình. Có những phòng nhỏ, phòng họp và văn phòng kín dành cho các giám đốc điều hành cấp cao. Mọi người làm việc trong văn phòng từ thứ Hai đến thứ Sáu, chín giờ đến năm giờ. Ý tưởng về một môi trường làm việc “linh hoạt” là chưa từng có. Ngày nay, mọi thứ đã khác đi rất nhiều! Không gian làm việc tại văn phòng trở nên sáng tạo và hợp tác hơn bao giờ hết và các công ty đang khuyến khích làm việc từ xa hơn. Trên thực tế, khoảng ba phần tư công nhân dành ít nhất hai ngày mỗi tuần để làm việc tại nhà – một phần nhờ vào công nghệ máy ghi âm đã giúp cho việc làm việc từ xa trở nên khả thi!
Có một số lợi thế để làm việc từ xa là tốt. Khi nhân viên làm việc từ xa, 82% trong số họ cho biết ít căng thẳng hơn và doanh nghiệp làm được nhiều việc hơn với ít tiền hơn.
Tất nhiên, cũng có những khó khăn. Mọi người tại văn phòng hoặc ở các thành phố khác có thể lo lắng về việc những người làm việc từ xa sẽ hoàn thành công việc đúng hạn vì đôi khi họ có thể cảm thấy bị cô lập hoặc không được kết nối.
May mắn thay, việc cải thiện sự cộng tác giữa các nhóm và phòng ban từ xa không khó. Tuy nhiên, nó đòi hỏi ý định và nỗ lực. Do đó, điều quan trọng là tạo kế hoạch để tăng cường cộng tác giữa các nhóm từ xa.
Cải thiện sự hợp tác giữa các phòng ban mang lại những lợi ích gì?
Sự hợp tác giữa các nhóm là rất quan trọng ngay cả khi không có người nào trong công ty làm việc ở cùng một địa điểm—hoặc thậm chí còn hơn thế nữa. Đảm bảo rằng mọi người đều đồng quan điểm nếu bạn muốn tăng cường tinh thần đồng đội trong bộ phận.
Mặc dù một số người có thể coi nhân viên làm việc từ xa là một lựa chọn đơn giản hơn, nhưng bạn không thể sa thải họ. Để họ đầu tư vào doanh nghiệp của bạn và ở lại lâu dài, họ cần cảm thấy được tham gia.
Khi các nhóm làm việc cùng nhau, công nhân làm việc năng suất hơn và sản xuất hiệu quả hơn. Các nhóm cộng tác mất nhiều thời gian hơn 64% để hoàn thành nhiệm vụ so với các nhóm làm việc độc lập, nhưng các công ty có hiệu suất cao có khả năng trở thành những công ty khuyến khích cộng tác cao gấp năm lần.
Nó có ý nghĩa bởi vì làm việc cùng nhau thường rất thú vị. Do đó, họ tận hưởng thời gian tại nơi làm việc nhiều hơn, điều này tạo ra kết quả tốt hơn.
Bài liên quan: Cải thiện qua trình học tập bằng cách chuyển đổi văn bản thành video
Giúp tằng cường hợp tác giữa các nhóm
Bạn đã biết rằng tinh thần đồng đội là điều cần thiết, nhưng bước tiếp theo là giới thiệu nó một cách chính xác. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách cải thiện giao tiếp nhóm, từ việc đảm bảo nhân viên của bạn có sẵn các công cụ phù hợp để nhấn mạnh văn hóa kinh doanh.
Các chiến thuật được liệt kê dưới đây sẽ tạo ra lợi ích định tính và định lượng ở các mức độ khác nhau. Để cải thiện tinh thần đồng đội và năng suất của bộ phận, tất cả chúng đều cần thiết.
Không được thay đổi lịch trình
Bất kỳ nhân viên nào cũng thấy khó thực hiện những thay đổi vào phút cuối, nhưng những người làm việc từ xa còn thấy khó hơn. Một nhà lãnh đạo giỏi cam kết thúc đẩy sự hợp tác nhóm nhiều hơn sẽ nhận thức được khó khăn này và nhạy cảm với lịch trình bận rộn và múi giờ khác nhau của người khác.
Đảm bảo rằng bạn hoàn toàn có mặt và chuẩn bị cho các cuộc họp, thay vì chỉ xuất hiện ở đó. Đặt điện thoại của bạn sang một bên và ở chế độ tắt tiếng, đồng thời tránh bị lạc hướng bởi một email hoặc tin nhắn trò chuyện gửi đến.
Những người làm việc từ xa không thể chỉ “ghé qua” bàn làm việc của bạn để trò chuyện nhanh và không có điều kiện để trò chuyện bên lề hoặc nhận xét trong ngày.
Việc đúng giờ và có mặt trong các cuộc họp cộng tác sẽ cho những người làm việc từ xa của bạn thấy rằng bạn đánh giá cao họ, điều này sẽ làm tăng năng suất của họ.
Trang bị những công cụ phù hợp cho nhóm của bạn
Việc chào đón nhân viên mới đến văn phòng cũng cần được quan tâm giống như khi bạn thiết lập một nhóm làm việc từ xa để đạt được thành công. Đảm bảo rằng trẻ em có tất cả các nguồn lực cần thiết để thành công là điều quan trọng.
Chẳng hạn, một bộ phận từ xa sẽ cần quyền truy cập vào điện thoại đang hoạt động không phải của riêng họ, các dịch vụ nhắn tin như Slack, công cụ trò chuyện video, tài liệu cơ bản về khách hàng và doanh nghiệp, thông tin đăng nhập và hướng dẫn hoặc đào tạo với bất kỳ hệ thống bên thứ ba nào.
Một nhân viên làm việc từ xa sẽ không làm việc hiệu quả nếu không có các công cụ phù hợp, điều này sẽ làm giảm tinh thần và năng suất chung của công ty.
Ưu tiên những truyền thống ở công ty của bạn
Văn hóa của một công ty phát triển theo thời gian khi nó mở rộng. Cuộc sống hàng ngày có thể định hình một công ty chính xác như nó vốn có và nó mong muốn trở thành, đặc biệt là trong môi trường văn phòng. Để đảm bảo rằng mọi người đều đồng quan điểm khi làm việc với nhân sự từ xa, mọi người phải thể hiện mong muốn thiết lập văn hóa kinh doanh. Ngay cả khi các phòng ban liên quan làm việc ở những nơi khác nhau trên thế giới, điều này sẽ giúp tăng cường sự hợp tác giữa các phòng ban.
Không khó để kết hợp văn hóa doanh nghiệp đó vào môi trường làm việc của nhân viên từ xa. Trên thực tế, giao tiếp với những người làm việc từ xa đôi khi có thể truyền cảm hứng cho bạn trở nên sáng tạo hơn. Chẳng hạn, một công ty đã tạo biểu tượng cảm xúc độc đáo chỉ dành cho những nhân viên đã làm việc ở đó ít nhất sáu tháng.
Một nhân viên từ xa vẫn có thể tham gia ngay cả khi họ không có mặt tại nơi làm việc. Thay vào đó, mọi người nên vui mừng khi họ quan sát thấy văn hóa của công ty đang hoạt động. Các nhóm có thể làm việc chặt chẽ hơn với nhau vì họ được đảm bảo rằng những nỗ lực của họ sẽ được công nhận.
Khuyến khích sự hợp tác giữa các phòng ban bằng cách chuyển đổi công việc
Nếu công ty của bạn là một đại lý hoặc công ty, nhân viên của bạn có khả năng làm việc trên nhiều dự án cùng một lúc, thường là cho một số khách hàng. Nếu bạn luôn giữ cùng một số người làm cùng một loại công việc, điều đó cuối cùng có thể dẫn đến tình trạng kiệt sức hoặc cô lập giữa những người lao động đó.
Cảm giác bị cô lập cũng là một vấn đề phổ biến. 57% nhân viên làm việc từ xa cho biết họ đã bỏ lỡ thông tin quan trọng, trong khi 55% bị loại khỏi các cuộc họp vì họ làm việc từ xa.
Để khiến nhân viên từ xa cộng tác hiệu quả với toàn bộ phòng ban, họ cần có mối quan hệ chặt chẽ với mọi người. Thay đổi nhóm của bạn thường xuyên để mọi người có cơ hội làm việc cùng nhau và gắn kết vì một mục tiêu chung. Bạn sẽ thấy việc cải thiện giao tiếp và cộng tác rất đáng để nỗ lực.
Trả lời